ITB-Hessen

Ablauf einer Zertifizierung

Informationsgespräch
Die Zertifizierungstelle führt in der Regel ein noch unverbindliches Informationsgespräch mit dem an einer Zertifizierung interessierten Unternehmen vor Auftragserteilung durch. Hierbei können u.a. folgende Punkte besprochen werden:

• Grundsätzliche Voraussetzungen für die Zertifizierung,
• Ablauf des Zertifizierungsverfahrens,
• Normengrundlage, Nachweisstufe, Geltungsbereich,
• voraussichtliche Kosten,
• Terminvorstellungen.

Diese Punkte können aber auch schriftlich erledigt werden.

Nach Vertragsabschluss
Die in den nachfolgenden Phasen zur Zertifizierung aufgeführten Leistungen erfolgen nach Beauftragung der Zertifizierungsstelle durch das Unternehmen. Dem Antragsteller werden dann die vorgesehenen Auditoren von der Zertifizierungsstelle benannt. Der Antragsteller hat das Recht, einen oder beide benannten Auditoren bzw. Fachexperten abzulehnen.

Phase 0: Voraudit
Im Voraudit können bestimmte Anforderungen des Managementsystems abgehandelt werden. Dabei hat das Unternehmen die Möglichkeit, den Ablauf nach seinen Vorstellungen zu gestalten, um die seiner Meinung nach „kritischen“ Punkte zu diskutieren. Der Auditor kann dem Unternehmen Hinweise zu möglichen Nichtkonformitäten aufzeigen, ohne detaillierte Lösungsmöglichkeiten aufzuzeigen. Das Voraudit darf keine Beratungsleistungen beinhalten. Es darf auch nicht als Ersatz eines internen Audits oder einer unternehmensspezifischen Managementschulung verstanden werden.

Phase 1: Bereitschaftsbewertung
In dieser Phase werden die gültigen Unterlagen (z. B. Management-Handbuch und ggf. weitere mitgeltende Unterlagen wie Verfahrens-, Arbeits- und Prüfanweisungen) von den Auditoren auf Erfüllung der Anforderungen der vereinbarten Normen geprüft. Es soll aber auch die Bereitschaft des Managementsystems und das Verständnis innerhalb der Organisation hinsichtlich der wichtigsten Normenanforderungen geprüft werden. Ein weiterer Prüfungsschwerpunkt ist die Planung und die Durchführung interner Audits und der Management-Bewertung. Gemeinsam mit dem Antragsteller wird bei positiver Bereitschaft ein Auditplan für das Zertifizierungsaudit erstellt. Der Antragsteller erhält einen Bericht zu den Feststellungen.

Phase 2: Zertifizierungsaudit im Unternehmen
Das Zertifizierungsaudit wird in der Regel von einem oder mehreren Auditoren (Lead-Auditor, Co-Auditoren) durchgeführt. Im Rahmen des Audits überprüfen und bewerten die Auditoren die Wirksamkeit des eingeführten Managementsystems im Unternehmen. Grundlage sind die Anforderungen der vereinbarten Normen. Aufgabe der Auditoren ist es, die praktische Anwendung der dokumentierten Verfahren zu überprüfen und auf Erfüllung der Anforderungen der vereinbarten Normen zu bewerten. Nach Beendigung des Audits wird der Antragsteller in einem Abschlussgespräch über das Auditergebnis unterrichtet. Nichtkonformitäten werden anhand der vorliegenden Berichte erläutert und vom Auditbeauftragten des Unternehmens gegengezeichnet. Abschließend erhält der Antragsteller einen Auditbericht.  

Zertifikaterteilung
Das Zertifikat wird nach positivem Abschluss der Phase 2 erteilt. Die Gültigkeitsdauer des Zertifikats beträgt drei Jahre, vorausgesetzt die jährlich notwendigen Überwachungsaudits werden mit positivem Ergebnis durchgeführt.

Überwachungsaudits
Im Rahmen der Überwachungsaudits werden besonders die durchgeführten internen Audits, Management-Bewertungen und Änderungen im Managementsystem überprüft. Der Antragsteller übergibt der Zertifizierungsstelle dazu insbesondere die gültigen Unterlagen mit einer Auflistung aller Änderungen. Grundlage sind insbesondere auch der Auditbericht und die zugehörigen Nichtkonformitäts-Berichte des vorhergehenden Überwachungs- oder Zertifizierungsaudits.
Das Überwachungsaudit wird in der Regel von einem Auditor durchgeführt. Der Antragsteller erhält einen Bericht über das Ergebnis. Der Termin für das Überwachungsaudit wird mit dem Antragsteller abgestimmt.

Quelle: Zertifizierungsstelle für Managementsysteme der TÜV Technische Überwachung Hessen GmbH, Rüdesheimer Straße 119, D-64285 Darmstadt

Wie finde ich einen Zertifizierer
Auch die Gesellschaften, die Ihr Qualitätsmanagementsysten bewerten, sind in der Regel von einer übergeordneten Stelle geprüft und akkreditiert. Diese Stelle ist in Deutschland die Deutsche Akkreditierungsstelle (DAkkS). Die DAkkS wurde gemäß AkkStelleG beliehen und wird dementsprechend in Deutschland alle Akkreditierungen gemäß Verordnung (EG) Nr. 765/2008 durchführen. Der Sitz der DAkkS ist Berlin, ein weiterer Standort befindet sich in Frankfurt am Main.
In der Datenbank der DAkkS, die Sie über den nachfolgenden Link erreichen, finden Sie alle akkreditierten Stellen.
http://www.dakks.de/node/338

• IHK-Jahresthema 2012