Dokumentation des QM-Systems
Die Dokumentation des QM-System kann so aufgebaut werden, dass sie nach außen als „Aushängeschild“ wirkt, beispielsweise um neue Geschäfte anzubahnen, und im internen Gebrauch als detaillierte Anleitung, die aber dort aufhören sollte, wo die Qualifikation der Mitarbeiter beginnt.
Die Dokumentation sollte schlank und übersichtlich sein. Sie soll den Handlungsrahmen für ein funktionierendes Unternehmen unter Berücksichtigung der Qualifikation der Personen, die in den einzelnen Prozessen mitwirken, darlegen.
Was gehört zur Dokumentation?
Der Umfang der QM-Dokumentation kann der Größe des Unternehmens und der Art seiner Tätigkeiten, der Komplexität und Wechselwirkung der Prozesse und der Fähigkeit des Personals angepasst werden. Also auf kleine Unternehmen angewandt, mit überschaubaren und einfachen Tätigkeiten und gut ausgebildeten Mitarbeitern, etwa ein kleines Elektronikunternehmen oder eine Vertriebsfirma, ist eine recht knappe QM-Dokumentation angebracht.
In der ISO 9001:2008 findet sich im Abschn. 4.1 ein allgemeingültiger Satz:
"Die Organisation muss entsprechend den Anforderungen dieser internationalen Norm ein Qualitätsmanagementsystem aufbauen, dokumentieren, verwirklichen, aufrechterhalten und dessen Wirksamkeit ständig verbessern."
Abschn. 4.2 erläutert die Dokumentationsanforderungen: "Die Dokumentation zum Qualitätsmanagementsystem muss enthalten
- dokumentierte Qualitätspolitik und Qualitätsziele
- ein Qualitätsmanagementhandbuch
- dokumentierte Verfahren, die von dieser internationalen Norm gefordert werden
(6 Verfahren) - Dokumente, die die Organisation zur Sicherstellung der wirksamen Planung, Durchführung und Lenkung ihrer Prozesse benötigt
- von dieser internationalen Norm geforderten Aufzeichnungen."
Das Qualitätsmanagementhandbuch ist das Dokument, das beschreibt, was das Unternehmen macht, um die Qualitätsforderungen (der Kunden / der Norm) zu erfüllen. Es enthält in der Regel auch die Qualitätspolitik und Qualitätsziele. Laut Norm ist ein Qualitätsmanagementhandbuch "...die typische Form des wichtigsten Dokumentes zur Erarbeitung und Verwirklichung eines Qualitätsmanagementsystems."
Weiter steht dort: "Der Hauptzweck eines Qualitätsmanagementhandbuches besteht darin, eine angemessene Beschreibung des Qualitätsmanagementsystems bereitzustellen und gleichzeitig als ständige Referenz für die Verwirklichung und Aufrechterhaltung dieses Systems zu dienen.“
Form und Aufbau des Qualitätsmanagementhandbuchs sind ausdrücklich nicht festgelegt. Folgende dokumentierte Verfahren sind explizit gefordert:
| 4.2.3 | Lenkung von Dokumenten |
| 4.2.4 | Lenkung von Aufzeichnungen |
| 8.2.2 | Internes Audit |
| 8.3 | Lenkung fehlerhafter Produkte |
| 8.5.2 | Korrekturmaßnahmen |
| 8.5.3 | Vorbeugungsmaßnahmen |
Für ein effektives QM-System sollte man eventuell noch weitere Verfahren einbeziehen. Für diese gelten dann auch die Anforderungen an die Dokumentenlenkung.
Ansprechpartner:
Helmut Schmitt, Michael Dietzsch
